INI RAPAT ATAU ARISAN, SIH?

Di antara sekian banyak tugas yang harus dikerjakan, undangan rapat sering kali membuat kesal. Sebab, menurut pengalaman, rapat yang biasanya direncanakan hanya akan berlangsung selama 1 jam, bisa mundur hingga 3 jam. Dan, rapat serius bisa berubah menjadi arisan, karena lebih banyak ngerumpi daripada diskusi. Menghindar dari rapat, tak mungkin. Menghindar dari deadline, lebih tak mungkin lagi. Jangan resah. Ikuti kiat berikut ini.

BERSIKAP ASERTIF!
Jika Anda diundang ke rapat itu, berarti pendapat Anda dibutuhkan. Sebenarnya, kalau Anda sadari, rapat adalah sebuah media yang tepat untuk memamerkan seberapa cerdas dan kreatifnya Anda. Tetapi, sebaliknya, bisa menjadi ajang ’bunuh diri’. Sebab, ketidaksiapan dan kekurangan Anda dalam menggali informasi tentang hal yang didiskusikan, akan sangat terlihat. Bersikaplah asertif! Kalau topiknya tak Anda kuasai, cari info sebanyak-banyaknya sebelum rapat. Sehingga, Anda bisa memberikan kontribusi yang cukup besar. Dengan begitu, ketika ’ditembak’ oleh bos, Anda tak hanya ’ah... eh... ah... eh....’ Hindari pula bersikap diam. Kalau tidak ada yang memberi masukan, sudah pasti rapat akan berlangsung lebih lama.

KOMENTAR, KALAU PERLU SAJA!
Untuk mempersingkat waktu, sebaiknya tidak usah memberi komentar yang tidak penting. Aktif bicara, sih, bagus. Tapi, kalau bisanya hanya mengulang yang sudah disebutkan, lebih baik tidak dilakukan. Kalau ingin berkomentar, jangan sekadar ’ya’, ’betul’, ’memang’, atau ’setuju’! Jika ingin mendukung usul tersebut, di belakang kata-kata persetujuan itu, tambahkan pendapat lain yang bernilai.

FOKUS PADA TOPIK
Topik yang sedang dibahas di rapat sering kali berhubungan dengan pengalaman kita sehari-hari. Akibatnya, sadar atau tidak, di rapat itu kita sering curhat. Lama-kelamaan, curhat itu berkembang lebih luas menjadi cerita tentang artis yang pakai susu A, anaknya jadi jenius. Sementara artis lain pakai susu B, ternyata anaknya keracunan. Pokoknya, simpang siur.

ON TIME!
Di luar negeri sudah umum dikenal seseorang yang berperan sebagai door keeper. Kalau ada peserta rapat yang terlambat hadir (katakanlah 30 menit), door keeper ini bertugas membisiki hasil rapat yang sudah berjalan selama 30 menit pertama. Dengan begitu, orang yang terlambat tidak melongo, karena ketinggalan berita. Sebaiknya, di setiap rapat ditunjuk satu orang yang berfungsi sebagai time keeper. Orang ini harus berbeda dari pimpinan rapat dan orang yang mencatat hasil rapat. Sang time keeper menentukan batasan waktu untuk tiap topik yang akan dibahas. Misalnya, Anda akan membahas tentang kampanye susu. Time keeper akan memberi waktu: pembahasan isi kampanye (15 menit), rundown (20 menit), artis yang berpartisipasi (15 menit). Ketika batasan waktu hampir habis, time keeper akan memberi tahu, misalnya 5 menit sebelumnya.

Nah, karena dua ’profesi’ itu belum terlalu umum di Indonesia, berarti Anda yang perlu mengatur waktu agar tidak datang terlambat. Jika terpaksa datang terlambat karena harus bertemu klien, saat masuk ruang rapat, masuklah dengan tenang.

[Hangat-News]